ניהול עובדים מרחוק: איך עושים את זה נכון

מגפת הקורונה מבליטה מגמה עסקית שהחלה הרבה לפניה: מעבר לעבודה מהבית, ושילוב בינה לבין נוכחות פיזית של עובדים ומנהלים במקום העבודה.
מחקרים רבים הוכיחו שעבודה מהבית מעלה את הפרודוקטיביות והיצירתיות של עובדים, משפרת את שביעות רצונם ומגבירה את המחויבות הארגונית שלהם.
כיצד מנהלים צוותים מרחוק תוך שיפור פריון העבודה, הפחתת עלויות תפעול והידוק שיתוף הפעולה בין המנהלים והעובדים שנוכחים בעסק לבין אלו שנמצאים בבית? 

אילוצי משבר הקורונה והזדמנויות עסקיות חדשות

משבר הקורונה מאופיין אולי יותר מכל באי יציבות ובשינויים תכופים, כשבתחילתו חלק מהעסקים נדרשו להעביר את פעילותם לעבודה מרחוק באופן מוחלט.
כעת, לאחר למעלה מחצי שנה של התמודדות בצל המגפה, המגמה נוטה לכיוון פתיחתם של בתי העסק בענפים השונים, תוך הגבלות על היקפם של עובדים ולקוחות הנוכחים בפועל במקומות העבודה.
מסתבר שכיוון זה יוצר הזדמנויות עסקיות שמאפשרות הפחתה משמעותית בעלויות התפעול ועלייה בפרודוקטיביות העסקית.
חברות וארגונים חובקי עולם הבינו מזה שנים רבות שהם מגיעים לתוצאות טובות יותר בשילוב בין נוכחות של חלק מהצוותים בשטח, לבין עבודה מהבית.

עקרונות לניהול מיטבי של עובדים מרחוק

ניהול מרחוק מחייב הגדרה מדויקת וברורה של מטרות, יעדים, לוחות זמנים ומשימות, על מנת שמנהלים יוכלו להיות בשליטה על צוותים הנוכחים במקום העבודה בפועל, ועל זמני העבודה של עובדים שנמצאים בבית. מחירן של טעויות ואי סדר במצב כזה עלול להיות קריטי, כשבראש ובראשונה יש לדאוג לתיאום מיטבי בכל הנוגע לסידור העבודה, מי נשאר בבית ומתי, ומי מהעובדים מגיעים בפועל באלו זמנים.

תארו לעצמכם את בזבוז הזמן, המשאבים והכאוס שעלול להיווצר אם כל העובדים מגיעים לבית העסק בפועל ופוגעים בנהלים הבריאותיים המחייבים לגבי מצבת העובדים  – או במקרה בו דווקא כולם נעדרים בבת אחת. לכן, מתגברת חשיבותו של ארגון מובנה בכל הנוגע לזמני העבודה, משמרות, החתמת שעון נוכחות ותיאום בין כלל הצוותים, כפי שמתאפשר באמצעות מערכת לניהול עובדים המבוססת על בינה מלאכותית ומחוברת לשעון הנוכחות.

יצירת מדיניות לעבודה מהבית והגדרת ציפיות ברורה

במצב בו צוותים נוכחים יחדיו בבית העסק, הציפיות, המדיניות ונהלי העבודה נקלטים באופן אינסטינקטיבי בקשר הבלתי אמצעי שמתקיים בין כל עובדים למנהליהם הישירים.
לעומת זאת, כאשר חלק מהצוותים עובדים מהבית, כמו גם במצב בו מנהלים לא נמצאים פיזית במקום העבודה – יש לנסח באופן ברור את הציפיות ולהגדיר בפירוט את המדדים, המועדים והפרמטרים של כל משימה.

אם, למשל, מנהל מעוניין לקבל דו”ח התקדמות שבועי, לוודא את יישומם של דגשים מסוימים או לעמוד בדד ליין ספציפי – המידע הזה חייב להגיע ישירות לעובדים הרלוונטיים. במקום להניח את הדברים לפרשנות העובדים או לבזבז זמן יקר על הודעות וואטסאפ ומיילים – מוטב להיעזר במערכת ניהול ממוחשבת, שמאפשרת להזין לתוכה הערות בטקסט חופשי, כך שיגיעו און ליין לכל העובדים הרלוונטיים.

אמון, זמינות וקשר מתמיד מול העובדים

מנהלים בונים אמון כשהם נוכחים במקום העבודה וזמינים לשאלות, התייעצויות ואינטראקציה עם העובדים שלהם.

לכן, בניהול ועבודה מרחוק קיים אתגר ונשאלת השאלה – כיצד ליצור אמון ותחושת זמינות וקשר גם כשאין מפגש פנים אל פנים? אחת האפשרויות המתקדמות שמאפשרות למנהלים לשדר אכפתיות ונוכחות כלפי עובדים, גם בלי מפגש פיזי היא באמצעות זמינות מרבית, לדוגמא באמצעות התייעצויות בצ’אט און ליין.
חשוב שמנהל יעודד את העובדים הכפופים לו לפנות אליו בכל שאלה, סוגיה והתייעצות, מה שיתרום לאמון ביניהם ואף ישפר את איכות המענה הניתן ללקוחות ואת רמת התוצאות ומידת הדיוק שלהן.