זמן קריאה
מודל הניהול ההיברידי: כיצד סקאוטר היא פתרון לניהול עובדים מהבית?
זמן קריאה
בשנים האחרונות ארגונים רבים החלו לאפשר לעובדים שלהם לעבוד מהבית באופן חלקי. כמו כן, ישנם ארגונים גלובליים שהעובדים שלהם עדיין נדרשים לעבוד רק מהבית, כאשר רק חלק מהעובדים מגיע למשרדים בעדי לעבוד. עבודה מהבית היא ללא ספק עבודה שיש לה פוטנציאל להיות תכליתית יותר: ללא בזבוז זמן על שיחות מסדרון, עמידה בפקקים והתארגנות במקום העבודה.
מודל עבודה היברידי – במה מדובר?
בארגונים רבים ניתן לחלק את זמן העבודה במהלך השבוע כך שחלק מהעובדים יעבדו כמה ימים מהבית וכמה ימים מהמשרד. עבודה בסגנון שכזה מאפשרת לשלב יעילות של עבודה מהבית ומצד שני, ימי עבודה מהשרד יחד עם הצוות מה שקרוי: ניהול היברידי. ניהול היברידי ידוע כניהול שמאפשר לכל עסק או חברה שבוחרים בו להגיע לתוצאות מעולות הן לעובדים, הן למנהל והן לחברה או לעסק כולם.
ביישום העבודה ההיברידית, משולבת עבודה מהבית, כאשר המנהלים צריכים לשלב מיקוד בתוצאות, תוך מתן דגש משמעותי על הפן האישי של העובד. מנהלים שבוחרים עבור הארגון שלהם במודל עבודה היברדי, מבינים כי התרבות במקום עבודה המתבסס על עבודת צוות במקום העבודה עצמו, כולל בין היתר במהלך העבודה שיחות עם עמיתים לעבודה, ארוחות צהרים או בוקר משותפות ועוד. הם מכירים בכך שבשיטת העבודה ההיברידית התרבות המדוברת חסרה בשל העובדה שהעובד לא מגיע למקום העבודה ועובד מהבית ולא פעם הדבר יכול ליצור ריקנות אצל העובד וכן חוסר שייכות לארגון כולו ועל כן, על הארגון למצוא את האיזון הנכון של העובד בין עבודה
ניהול היברידי מצריך מיקוד של העובדים ביעדים ובתוצאות שמצופות מהם, תוך שילוב של התמקדות הצוות הניהולי בעובד עצמו. חשוב מאוד שהצוות הניהולי יוודא כי העובד מצליח לבצע את העבודה שלו כפי שצריך גם מרחוק ולא רק באמצעות האמצעים הטכנולוגיים הקיימים כיום. העובד חייב להרגיש שמתעניינים בו, שחפצים בהצלחתו ושלמרות שהוא עובד בביתו, הוא עדיין חלק מהותי מאוד בצוות כולו.
כיצד ניהול היברידי יכול להצליח?
בכדי שמודל הניהול ההיברידי יצליח, חשוב מאוד להקפיד על כמה עקרונות:
ראשית כל יש לשמור על קשר קבוע עם העובדים מהבית, בתדירות קבועה שתאפשר למנהל או לראש צוות לחוש את העובד. יש לדבר עם העובדים לפחות פעם בשבוע מלבד השיח איתם במסגרת ישיבות עבודה.
חשוב מאוד להציב לכל עובד מהבית יעדים יומיים או שבועיים שיאפשרו לו להתפקס ולהבין כי גם אם הוא עובד מהבית עליו לעמוד ביעדים שהוגדרו לו ועל כן, עליו לבצע את מלוא העבודה שמוטלת עליו.
מעבר לכך, כדאי לתת לעובד קצת ספייס ולאפשר לו לנהל את הזמן שלו בצורה הנכונה לו.
חשוב מאוד לקבל משוב תדיר מהעובדים בבית. ישנם שאלונים ייעודיים למודל עבודה היברידי שיכולים לסייע לכל מנהל להבין מה קורה עם העובדים מהבית והאם הם מרגישים סך הכל טוב במודל העבודה המדובר.
כדאי מאוד להשתמש בכלים מתאימים לבדיקת המוטיבציה של העובדים, לצורך ניהול משברים והתמודדות עם אתגרים שיש לעובדים בזמן שהם עובדים מהבית. כמו כן, על מנת שגם העובדים מהבית ירגישו חלק מהצוות הכללי, כדאי מאוד לדאוג לפעילות צוותית שוטפת שגם העובד מהבית יהיה שותף לה כגון: סדנאות שונות שניתן להעביר גם בזום, הפעלות וגיבוש הצוות ועוד.
כל היתרונות בשימוש במערכת סקאוטר לניהול עובדים מהבית
בתרבות הארגונית של חברות בינלאומיות כאמור, השילוב של העבודה מהבית יחד עם העבודה מהמשרד הוא דבר מקובל מאוד. משבר הקורונה הביא לא מעט ארגונים בארץ להטמיע את מודל העבודה ההיברידית גם בארגון שלהם וזאת בכדי שהארגון ימשיך להתנהל בצורה איכותית, גם כאשר אין אפשרות להעסיק את כלל העובדים במקום העבודה בשל ההגבלות שונות. יחד עם זאת, חשוב מאוד כאמור לנהל עבודה מעין זאת בצורה נכונה מחד ומאידך, להשתמש במערכת מתקדמת שמאפשרת לנהל את העובדים מהבית בצורה מדויקת ואיכותית. מערכת סקאוטר היא המערכת האידאלית לניהול עובדים מהבית.
למערכת יתרונות רבים בכל הנוגע לניהול עובדים מהבית:
ראשית כל, מדובר על מערכת המאפשרת יצירת סידור עבודה בקלות, במהירות ובנוחות למשתמש. היא מעניקה הרבה מעבר לניהול משמרות, אלא מספקת לכל מנהל את הנתונים אודות מי עובד, מתי הוא עובד ועוד. למערכת יש ניהול הגדרות מתקדם וכן אפשרות לצפות בסניפים ומחלקות ולהתאים את המערכת לצרכים הספציפיים והמדויקים של העסק.
הממשק של המערכת הוא קל, נוח וגמיש. היא מאפשרת ניהול יעיל ואיכותי. מעבר לרישום של שמות העובדים בשעות המשמרת המיועדות בלבד, ניתן להזין לתוך כל משמרת את כל המידע החשוב הנוגע לה בטקסט חופשי. ניתן לבצע שינויים בקלות באמצעות גרירה בין תאריכים שונים.
כל עסק יכול להתאים את המערכת בצורה קלה ונוחה לצרכי העסק. בתחילה יש לבחור את תחילת השבוע, לוח חגים ותצוגת השעות. לאחר מכן יש להקים סניפים, להגדיר תפקידים ועוד.
המערכת מאפשרת לכל המשתמשים בה לראות אחד את השני און ליין, להתעדכן בשינויים שונים בלייב ולקיים התייעצויות שונות בצ’אט אודות משמרות או אודות כל נושא אחר. המנהלים יכולים לעקוב אחר מידת ההתאמה בין המשמרות שהם שיבצו לבין הנוכחות של העובדים בשטח. המערכת מאפשרת למעשה ניהול עסק איכותי יותר ויעיל יותר גם מרחוק.
